Ist Prokastrination (Aufgaben vor sich herschieben) ein Problem für Sie? Dann hilft Ihnen vielleicht der folgende Blogbeitrag.

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Als ich vor knapp 8 Jahren die Hauptleitung in der Jugendorganisation Royal Rangers übernahm, begann ich die elektronische Aufgabenverwaltung von Outlook einzusetzen. Diese Entscheidung habe ich nie bereut.

Eher spät bin ich auf den Cloud-Zug mit Dropbox und Google Drive aufgesprungen. Junge Leiter von den Vorzügen dieser Lösungen gegenüber dem Herumschicken von Email-Attachements zu überzeugen ist beides, befriedigend und teils auch herausfordernd. Althergebrachte Gewohnheiten sind nicht immer einfach zu ändern.

Als Backup verwende ich Duplicati mit einem externen USB-Laufwerk. Zusammen mit den Dateien in der Cloud bin ich so gut abgesichert. Das Gratis-Tool erlaubt es, Ordner und Zeitpunkt der Backups bequem zum konfigurieren.

Um die Emails jederzeit auch unterwegs synchronisiert zu haben, drängte sich irgendwann die Umstellung von POP3 auf IMAP auf. Leider schafft Outlook mit IMAP keine Synchronisation mit Google Tasks, Calender und Contacts. Mit Hilfe des für 20.- erworbenen gSyncit war auch dieses Problem bald gelöst. Bei der Email-Umstellerei war ich ein paar Mal froh um mein Backup! Mit der Zeit befriedigte das aber auch nicht mehr. Die Konfiguration von gSyncit muss aktualisiert werden, wenn man neue Email-Ordner anlegt. Und ich hatte viele dieser Email-Ordner! (Mittlerweile habe ich meine Email-Ordner auf einige wenige reduziert.)

So machte ich mich auf die Suche nach einem neuen Email Client und wurde bei eM Client auch fündig. Mein Fazit nach zirka einem Jahr Einsatz: Die IMAP-Integration funktioniert tadellos. Die Funktion “Move to Junk and Blacklist Domain” erspart mir viel Arbeit, denn seit ein paar Monaten kriege ich täglich zirka 20-30 Spam Emails. Darum wird eM Client beim Systemstart automatisch gestartet und leert dabei sozusagen selbstständig die Inbox bis auf die wenigen “richtigen” Emails. Es kann aber auch einmal eines im Spam Ordner landen. Sehr praktisch, dass direkt mit dem Kontextmenu ein Google Task aus einer Email erstellt werden kann. In der Gratisausführung können zwei Email-Konten konfiguriert werden, perfekt für mich. Eine Schwäche hat das Tool alllerdings: die Suche funktioniert bei mir nicht. Dafür musste ich immer auf Outlook ausweichen, welches darin spitze ist.

In verschiedenen Produktivitäts-Blogs habe ich von weiteren Tools gelesen, der Task Verwaltungs App Todoist zum Beispiel. Die simplen Google Tasks schienen nicht mehr zeitgemäss. Aber gab es einen Email Client mit Todoist Integration? Mailbird versprach genau das. Obwohl ich diesen Client erst seit einigen Tagen kenne, lässt sich bereits soviel dazu sagen: IMAP funktioniert, die Suche ebenfalls, eine Spamfunktion wie beim eM Client sucht man aber vergebens und die Integration mit Todoist ist weniger konfortabel als erhofft. Ausserdem habe ich in der Gratisversion nur ein Email Konto. Aber: alles nicht so schlimm, nun verwende ich einfach mehr als einen Email Client.

Bisher verfassten wir unsere diversen Sitzungsprotokolle in einer Worddatei mit einer speziell dafür zugeschnittenen Vorlage. So lässt sich einfach das letzte Protokoll nehmen, anpassen und schliesslich via einen Email Verteiler verschicken. Was mich je länger je mehr daran störte, war, dass ich nachträglich meine Aufgaben aus der Datei herausklauben musste. Also machte ich mich auf die Suche nach einem Tool. Die meisten kosten monatlich, was es mir im Moment für private Zwecke nicht wert ist. solid bietet einiges in der Grundversion an. Nun kann ich endlich Aufgaben im Protokoll zuweisen und terminieren. Ist die Integration mit Todoist richtig konfiguriert, werden die Änderungen direkt dort nachgeführt. Nach der Sitzung verschicke ich das Protokoll per Email. Die Lösung hat in der Gratisversion auch ihre Nachteile. Bei jeder Sitzung müssen die Teilnehmer hinzugefügt werden. Und wenn man mehrere Personen einer Aufgabe zuweist, sieht man im exportierten Mailversand nur die erste Person. Für junge Leiter, die sich schwer tun mit der Todoist Integration ein Nachteil!

Papierloses Büro ist ein weiteres Schlagwort. Der Anfang ist gemacht! Der Fujitsu ScanSnap iX500 ist ein Scanner mit Einzug. Es wird doppelseitig scannt und die Papiergrösse kann von Visitenkarten, Einkaufbelegen bis A4 oder sogar noch etwas grösser varieren. Nachteilig gegenüber dem vorherigen Flachbett Multifunktionsgerät ist, dass ich Bücher nicht mehr einscannen kann, ohne hinten den Buchdeckel wegzureissen. Die Geschwindigkeit des Scanners ist phänomenal! Die scannten Papiere können in diverse Orte abgelegt werden, bei mir in Evernote. Aktuell habe ich zirka 10 Notizbücher. Die Artikel werden zusätzlich mit Firmennamen, Autor und/oder Software Produktbezeichner tagged. Internet-Artikel, die ich aufbewahren will, landen ebenso hier drin.

Als Drucker habe ich mich für den verbrauchsarmen schwarz/weiss Laserdrucker Brother HL-L2340D entschieden.

Weil ich sehr viel und gerne lese, habe ich mir vor zirka 3-4 Jahren einen Kindle Papierwhite in einer dieser immer mal wieder von Amazon angesetzten 20$ Rabatt Aktionen gekauft. Die günstigeren Kindle Books haben diesen Kauf längstens amortisiert. Allerdings bin ich durch Amazon One-Click auch schneller zur Hand mit einem Kaufabschluss. Durch die Google Chrome Extensions kann ich interessante Artikel im Web bequem an Evernote oder meinen Kindle schicken. Die Bettlektüre ist damit auch schon organisiert!

Und last but not least: Ein Passwortwortverwaltungstool musste natürlich ebenfalls her. LastPass ist meine Wahl. Es funktioniert, auch wenn ich immer mal wieder das Master-Kennwort eintragen muss.

Für die Zukunft bleiben noch die Einführung eines Projektverwaltungstools wie Trello und einer Teamkommunikationslösung wie slack oder ryver. Weil die Tools auch ihre Nachteile haben, ich nicht zu viele Änderungen gleichzeitig im Leiterteam einführen will und Totgeburten vermeiden möchte, ist diese Umsetzung bis auf weiteres noch auf Eis gelegt.

Und die Nützlichkeit von weiteren Tools wie Teamviewer für Online-Sitzungen, Notepad++, Paint.net oder Greenshot für Screenshots muss in diesem Rahmen wohl nicht extra herausgestrichen werden.