Ist Prokastrination (Aufgaben vor sich herschieben) ein Problem für Sie? Dann hilft Ihnen vielleicht der folgende Blogbeitrag.
Meine private Aufgabenplanung
Ich bin privat in der Jugendorganisation Royal Rangers engagiert. Seit meiner Beförderung zum Hauptleiter (Stammposten-Verantwortlicher) vor 8 Jahren hat mein Pensum merkbar zugenommen. Es gab Wochen, in denen ich jeden Abend noch ein paar Aufgaben erledigte. Mit der Zeit entstand eine immer stärkere Diskrepanz zwischen dem, was ich mir vorgenommen hatte und dem, was ich tatsächlich geschafft kriegte. Ja mehr noch: Durch das Vor-Mir-Herschieben nutzte ich oft auch die restliche Zeit schlecht. Ausserdem kamen andere Bereiche immer mehr zu kurz. Ich musste dringend etwas ändern!
Seither habe ich für jeden wichtigen Lebensbereich einen oder mehrere Wochentage reserviert. Die anstehenden Aufgaben teile ich den entsprechenden Tagen zu. Wenn nötig setze ich diese Regel auch mal ausser Kraft. So kann ich mich vorübergehend voll und ganz auf wichtige Royal Rangers Belange konzentrieren.
Dadurch hat die leidige Prokastrination stark abgenommen. Auch die Priorisierung hat davon nowendigerweise profitiert. Und offensichtlich kriegen die anderen Lebensbereiche endlich wieder ihren rechtmässigen Platz. Wie zum Beispiel die berufliche Weiterbildung. Diese wird dank Erfindungen wie Pluralsight auch prima unterstützt.
Was ich innerhalb von zwei Minuten erledigen kann, mache ich sofort. Aber womit plane ich nun länger dauerende Aufgaben? Im nächsten kurzen Abschnitt werde ich das erläutern.
Elektronische Hilfsmittel
Schon länger nutzte ich Google Tasks, um an all die kleinen Aufgaben zu denken. Die nötigen Handy-Apps für unterwegs sind vorhanden. Aber der Funktionsumfang ist doch limitiert. Todoist bietet auch in der Gratisausführung einiges mehr und unterstützt die obige Arbeitsmethodik besser. Für die Teamzusammenarbeit bietet die Business Ausführung interessanten Mehrwert.
Bei meiner wöchentlichen Feinplanung übertrage ich auch die anstehenden Google Tasks. Damit erziele ich entspannt eine schrittweise Migration.
Email Inbox-Zero ist ein weiterer Aspekt für effiziente Selbstorganisation. Falls ich Emails behalten will, archiviere ich sie oder exportiere sie ins Filesystem, ansonsten lösche ich sie. Oft ist ein Gespräch effizienter als ein Email. Falls eine Email doch die bessere Wahl ist und mehr Zeit braucht, wird sie wie eine andere Aufgabe geplant.
